ちょっと、そこ！私はMSP（マネージドサービスプロバイダー）の男です。今日は、従業員のオンボーディングとオフボーディング中にMSPが必要なものをどのように処理するかについておしゃべりしたいと思います。それは私たちの仕事の重要な部分であり、それを正しくすることで、クライアントに大きな違いをもたらすことができます。
従業員のオンボーディング：ITステージの設定
新しい従業員が会社に加わったとき、それは彼らの仕事の生活の中で新しい章を開くようなものです。そして、MSPSとして、私たちはその章のITの一部がスムーズに始まることを確認するためにここにいます。
ハードウェアとソフトウェアのセットアップ
まず最初に、適切なハードウェアを装備した新しいレンタルを取得する必要があります。それは通常、仕事の要件に応じて、ラップトップであろうとデスクトップであろうと、コンピューターを意味します。また、キーボード、マウス、モニターなどの周辺機器も設定します。また、従業員の作業ツールの一部である場合、モバイルデバイスを忘れないでください。
ハードウェアが設置されたら、必要なすべてのソフトウェアをインストールします。これには、もちろんオペレーティングシステムが含まれますが、Microsoft OfficeやGoogle Workspaceなどの生産性ツールも含まれます。また、従業員が仕事をするために必要な特定のソフトウェアを確実にインストールしてください。たとえば、デザインチームの場合、Adobe Creative Suiteをインストールします。
アカウント作成
アカウントを作成することは大したことです。電子メールアカウント、ネットワークアカウント、および会社が使用するクラウドベースのサービスへのアクセスを設定する必要があります。これには、ファイルストレージ用のDropboxや顧客関係管理用のSalesforceなどが含まれます。また、従業員の役割に基づいてアクセス権を構成します。たとえば、マネージャーは、ジュニアスタッフメンバーよりも機密性の高い企業データにアクセスできる場合があります。
セキュリティ対策
セキュリティは常に最優先事項です。アリビラソフトウェアをインストールし、新しい従業員のデバイスを脅威から保護するようにファイアウォールを構成します。また、電子メールの疑わしいリンクをクリックしないなど、セキュリティのベストプラクティスについての新規採用も教育します。また、すべてのアカウントにマルチファクター認証を設定して、セキュリティの追加レイヤーを追加します。
また、これらすべてのセットアップを追跡する必要があることに注意することが重要です。ツールを使用してすべてを管理および文書化するため、後で問題がある場合は、初期構成を簡単に参照できます。
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従業員オフボーディング：ITループを閉じます
オンボーディングと同じくらい重要なのはオフボーディングです。従業員が会社を去るとき、当社のデータを保護するためにすべてのITアクセスが適切に取り消されることを確認する必要があります。
アカウント終了
最初のステップは、オンボーディング中に作成したすべてのアカウントを終了することです。これには、電子メールアカウント、ネットワークアカウント、およびクラウドサービスへのアクセスが含まれます。また、従業員が会社に保存していたファイル（所有デバイスまたは会社）が制御されたクラウドストレージを削除します。
デバイスの取得
従業員が会社を使用している場合は、デバイスを発行している場合、それらを取得する必要があります。デバイスをクリーンにワイプして、すべての個人および作業 - 関連データを削除します。これは、データの漏れを防ぐための重要なステップです。
知識移転
時には、知識の転送も手伝います。出発した従業員が会社のITシステムに関するユニークな知識を持っていた場合、その情報を文書化し、関連するチームメンバーに転送しようとします。これは、会社が大きな混乱なしにスムーズに運営され続けるのに役立ちます。
面接を終了する（ITの観点から）
場合によっては、ITの観点から出口インタビューに参加します。在職中にITシステムに問題があるかどうかを従業員に尋ね、そのフィードバックを使用して残りの従業員のサービスを改善します。
オンボーディングとオフボーディングの課題
もちろん、それはすべてスムーズなセーリングではありません。従業員のオンボーディングやオフボーディングを処理する際に、MSPとして直面するいくつかの課題があります。
時間の制約
最大の課題の1つは時間です。新しい従業員が参加すると、できるだけ早く稼働して走るために急いでいることがよくあります。これは、セットアッププロセスの間違いにつながる場合があります。同様に、従業員が去るとき、アクセスを取り消してデバイスを取得するために迅速に行動する必要がありますが、正しく行うことも確認する必要があります。
テクノロジーに追いつく
テクノロジーは絶えず進化しており、追いつくことは挑戦になる可能性があります。新しいソフトウェアアプリケーションは常にリリースされており、新しい従業員のためにそれらを適切にインストールして構成できるように、それらに精通していることを確認する必要があります。そして、セキュリティに関しては、新しい脅威が定期的に現れているため、最新のセキュリティ対策を把握する必要があります。
従業員の抵抗
一部の従業員は、オンボーディングまたはオフボーディングプロセスに抵抗する場合があります。たとえば、オンボーディング中に、彼らは独自の個人ソフトウェアを使用することに慣れており、承認されたツールに会社に切り替えることに消極的である可能性があります。そして、オフボーディング中、彼らは会社を放棄したくないかもしれません - デバイスを発行したり、アカウントを終了させることをためらってください。
これらの課題を克服する方法
合理化プロセス
時間の制約に対処するために、オンボーディングおよびオフボーディングプロセスを合理化しました。手順を見逃さないようにするために、チェックリストと標準の操作手順があります。これにより、より効率的に作業し、エラーの可能性を減らすことができます。
継続的なトレーニング
テクノロジーに追いつくために、スタッフの継続的なトレーニングに投資しています。チームメンバーは、業界会議に出席し、オンラインコースを受講して最新のソフトウェアとセキュリティの傾向について学ぶことをお勧めします。
コミュニケーション
従業員の抵抗を克服するために、コミュニケーションに焦点を当てます。私たちは、従業員に、なぜ特定のプロセスが整っているのか、そして彼らが会社と個人にどのように利益をもたらすかを説明します。たとえば、会社に承認されたソフトウェアを使用すると、同僚と協力しやすくなると新しい従業員に伝えます。
結論
従業員のオンボーディングとオフボーディングの必要性を処理することは、MSPSとしての私たちの仕事の複雑ではあるが不可欠な部分です。それを正しくすることで、クライアントが従業員のためのスムーズで安全な職場環境を作成できるようにすることができます。適切なツールを使用して新規採用を設定するか、出発する従業員のアクセスが適切に取り消されることを確認するかどうかにかかわらず、すべてのステップが重要です。
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参照
- MSP業界での長年の経験からの一般的な知識。
- 業界は、オンボーディングおよびオフボーディングのベストプラクティスについて報告しています。